分部分項劃分為什么這么重要呢？對工程管理而言，原因在于分部分項劃分是參建各方在分項、分部工程開(kāi)工申請和批準依據；是質(zhì)量控制、分部、單位工程質(zhì)量驗收的依據；是工程計量支付的依據；是施工全過(guò)程管理的依據。對資料員而言，分部分項劃分是編制工程資料的總領(lǐng)大綱，是分類(lèi)組卷的指導性文件，是編制的質(zhì)檢資料和各階段驗收資料的依據。
分部分項劃分表現在工程資料上形成的文件為分部分項劃分報審表，附件分部分項劃分表。在施工單位進(jìn)場(chǎng)準備開(kāi)工前，應由項目技術(shù)負責人組織相關(guān)人員依據中標通知書(shū)造價(jià)金額對應的投標預算文件、建設單位下發(fā)的施工圖紙、施工單位編制的施工組織設計和相應的規范規定編制。
分部分項劃分表編制應科學(xué)、規范、合理，切記勿籠統和太細，籠統可能導致編制工程資料過(guò)程和資料組卷時(shí)發(fā)生混亂，太細則增加了驗收頻率和工程資料整體數量。分部分項劃分表編制完成后，頁(yè)腳處需相關(guān)人員簽字確認。一般為編制人（實(shí)際編制人）、審核人（項目技術(shù)負責人）、審批人（項目經(jīng)理）、監理工程師（建設單位技術(shù)負責人），分部分項報審表需總監理工程師簽字。
若施工圖紙發(fā)生調整或變更，分部分項劃分表應及時(shí)進(jìn)行調整和報批。